পিএবিএক্স কি? পিএবিএক্সের সুবিধা, পিএবিএক্স কিভাবে সেট করে ?

পিএবিএক্স ❨Brand Verbex ❩  

পিএবিএক্স (PBX) এর পূর্ণরূপ Private Branch Exchange। এটি একটি স্বতন্ত্র প্রাইভেট টেলিফোন সিস্টেম, যা এক প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ টেলিফোন যোগাযোগ ব্যবস্থা পরিচালনা করে। এক কোথায়‚ পিএবিএক্স হল একটি টেলিফোন সুইচিং সিস্টেম যা কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের ভেতরের ফোন লাইনগুলিকে সংযুক্ত এবং নিয়ন্ত্রণ করে, যাতে কর্মচারীরা একে অপরের সাথে যোগাযোগ করতে পারে এবং বাইরের দুনিয়ার সঙ্গে কল করতে পারে।পিএবিএক্সের মধ্যে অনেক গুলো প্লট থাকায় যেগুলো দিয়ে টেলিফোন সেট যুক্ত করে , এরপর যেকোনো পুর বাড়িতে যোগাযোগ করতে পারবে অল্প সময়ের মধ্যে। যেমন : হাসপাতাল,এপার্টমেন্ট,হোটেল,ইত্যাদি । 

পিএবিএক্সের সুবিধা কি? 

পিএবিএক্স সিস্টেম একটি প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের জন্য প্রয়োজনীয় ফোন লাইন এবং কস্টের মধ্যে গুরুত্বপূর্ণ সাশ্রয় করতে সাহায্য করে। এটি বাহ্যিক ফোন সংযোগের ব্যবহার কমাতে সাহায্য করে, যার ফলে কলের খরচ কম হয়।পিএবিএক্স সিস্টেমের মাধ্যমে আপনার প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন ডিভাইস, যেমন ফোন, ফ্যাক্স, ইন্টারনেট, ইমেল ইত্যাদি একত্রিত করা যায়। এছাড়া, এটি ভবিষ্যতে বাড়ানোর জন্য সহজভাবে স্কেল করা যায়, যেমন নতুন ফোন লাইন যোগ করা বা আরও অনেক ব্যবহারকারী সংযোগ করা।পিএবিএক্স সিস্টেমে কল বিতরণ ব্যবস্থা থাকে, যার মাধ্যমে কল স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংশ্লিষ্ট বিভাগ বা কর্মচারীর কাছে চলে যায়। এটি গ্রাহক সেবা এবং অভ্যন্তরীণ যোগাযোগের দক্ষতা বাড়ায়।পিএবিএক্স সিস্টেমের মাধ্যমে কল রেকর্ডিং করা সম্ভব, যা পরে পর্যবেক্ষণ ও প্রশিক্ষণের জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি গ্রাহক সেবা এবং কর্মক্ষমতা উকরে । পিএবিএক্স সিস্টেম নিরাপত্তা ফিচার যেমন কল এনক্রিপশন, পাসওয়ার্ড প্রটেকশন ইত্যাদি দিয়ে থাকে, যা অবৈধ প্রবেশ এবং কলের উপর নজরদারি থেকে রক্ষা করে।পিএবিএক্স সিস্টেম ব্যবহারকারী এবং অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের জন্য সাধারণত সহজেই পরিচালনাযোগ্য। এতে কল লাইন, সিস্টেম সেটিংস, ব্যবহারকারীদের একসেস কন্ট্রোল করা যায়।অনেক পিএবিএক্স সিস্টেম মোবাইল ফোনের সাথে ইন্টিগ্রেট করা যায়, ফলে কর্মচারীরা অফিসের বাইরে থেকেও অফিস নম্বর থেকে কল করতে পারে এবং কল রিসিভ করতে পারে।

পিএবিএক্স কিভাবে সেট করে ?

পিএবিএক্স (PBX) সিস্টেম সেটআপ বা কনফিগার করার প্রক্রিয়া বেশ কয়েকটি ধাপে বিভক্ত এবং এটি প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন অনুযায়ী বিভিন্নভাবে পরিবর্তিত হতে পারে। তবে, সাধারণভাবে একটি পিএবিএক্স সিস্টেম সেটআপের জন্য যে ধাপগুলো অনুসরণ করা হয় তা হলো:

১. পিএবিএক্স সিস্টেম নির্বাচন

প্রথমে আপনাকে ঠিক করতে হবে কোন ধরনের পিএবিএক্স সিস্টেম আপনি ব্যবহার করবেন। এটি হতে পারে:

• অন-প্রিমিস (On-premises) পিএবিএক্স: যেখানে সার্ভার এবং হার্ডওয়্যার আপনার প্রতিষ্ঠানে বসানো হয়।
• ক্লাউড-বেসড (Cloud-based) পিএবিএক্স: এটি ক্লাউড সেবা প্রদানকারীর মাধ্যমে পরিচালিত হয়, যেখানে হার্ডওয়্যার বা সার্ভারের প্রয়োজন নেই, এবং এটি সাধারণত সহজে স্কেল করা যায়।

২. প্রয়োজনীয় হার্ডওয়্যার সংগ্রহ

যদি আপনি অন-প্রিমিস পিএবিএক্স সেটআপ করেন, তাহলে আপনাকে কিছু হার্ডওয়্যার সংগ্রহ করতে হবে, যেমন:

• পিএবিএক্স সার্ভার: সিস্টেম পরিচালনা এবং কল রাউটিংয়ের জন্য।
• ফোন: আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের জন্য (আইপি ফোন বা এনালগ ফোন, এটি পিএবিএক্স সিস্টেমের ধরন অনুসারে নির্ভর করবে)।
• কনফিগারেশন কেবল: ফোন এবং সার্ভার সংযোগ করার জন্য।
• ফ্যাক্স মেশিন (যদি প্রয়োজন হয়): যদি পিএবিএক্স সিস্টেম ফ্যাক্স সাপোর্ট করে।

৩. সিস্টেম ইনস্টলেশন

পিএবিএক্স সিস্টেম সেটআপের জন্য আপনাকে প্রথমে সিস্টেম ইনস্টল করতে হবে। এর মধ্যে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:

• পিএবিএক্স সফটওয়্যার ইনস্টল করা: যদি এটি একটি অন-প্রিমিস সিস্টেম হয়, তবে পিএবিএক্স সফটওয়্যার ইনস্টল করতে হবে। এটি সাধারণত সার্ভারে ইনস্টল করা হয়।
• ফোন এবং নেটওয়ার্ক কনফিগারেশন: আপনার ফোনগুলো পিএবিএক্স সিস্টেমের সাথে সংযুক্ত করতে হবে। আপনি যদি আইপি ফোন ব্যবহার করেন, তবে তাদের IP ঠিকানা ও পোর্ট কনফিগার করতে হবে।

৪. পিএবিএক্স কনফিগারেশন

পিএবিএক্স সিস্টেম কনফিগার করতে আপনাকে কিছু মুল কনফিগারেশন করতে হবে, যেমন:

• এক্সটেনশন সেট করা: প্রতিটি ফোনের জন্য এক্সটেনশন নম্বর নির্ধারণ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, এক্সটেনশন ১০০, ১০১, ১০২ ইত্যাদি।
• কল রাউটিং সেটআপ করা: কিভাবে কলগুলো এক্সটেনশনগুলোর মধ্যে বিতরণ হবে তা নির্ধারণ করতে হবে। এটি কল ডিস্ট্রিবিউশন এবং কল ফরওয়ার্ডিং এর মাধ্যমে করা হয়।
• ভয়েসমেইল কনফিগার করা: যদি কোনো কর্মচারী ফোন রিসিভ না করতে পারেন, তবে তাদের জন্য ভয়েসমেইল সেটআপ করতে হবে।
• আইভিআর (IVR) সেটআপ করা: “প্রেস ১ ফর সেলস, প্রেস ২ ফর সাপোর্ট” জাতীয় কাস্টমাইজড মেনু সেটআপ করতে হবে, যা গ্রাহকদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে সঠিক বিভাগে নিয়ে যাবে।
• কল রেকর্ডিং এবং রিপোর্টিং সেটআপ করা: কল রেকর্ডিং বা রিপোর্টিং ফিচারগুলো কনফিগার করতে হবে যদি তা আপনার প্রয়োজন হয়।

৫. টেস্টিং এবং ডিবাগিং

সবকিছু ইনস্টল এবং কনফিগার করার পর, পিএবিএক্স সিস্টেমটিকে টেস্ট করতে হবে। আপনি সিস্টেমের বিভিন্ন ফিচার পরীক্ষা করতে পারেন:

• এক্সটেনশন থেকে এক্সটেনশনে কল করা
• বাইরের কল প্লেসমেন্ট (আন্তর্জাতিক/লোকাল)
• কল ফরওয়ার্ডিং এবং কল রিকোয়ারিং
• ভয়েসমেইল চেক করা
• IVR মেনু সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা

৬. ব্যবহারকারী প্রশিক্ষণ

কর্মচারীদের নতুন পিএবিএক্স সিস্টেম ব্যবহারের জন্য প্রশিক্ষণ দেওয়া প্রয়োজন। আপনি তাদেরকে শিখিয়ে দিতে পারেন:

• ফোনে কল রিসিভ করা এবং প্লেস করা
• এক্সটেনশন ব্যবহার করা
• ভয়েসমেইল চেক করা
• কল ফরওয়ার্ডিং বা ট্রান্সফার কিভাবে করা হয়
• আইভিআর মেনু ব্যবহার করা

৭. সিস্টেম মনিটরিং এবং মেইন্টেন্যান্স

সিস্টেমের কার্যকারিতা পর্যবেক্ষণ এবং নিয়মিত মেইন্টেন্যান্স প্রয়োজন। সিস্টেমের লগ চেক করুন, কল রেকর্ডিং সংগ্রহ করুন এবং প্রয়োজনে সিস্টেম আপডেট করুন।

পিএবিএক্সের আকার কেমন হয় ? 

পিএবিএক্স একটি উচ্চ-প্রযুক্তিগত সুইচবোর্ডের মতো কাজ করে। তারা ইনকামিং কলগুলির উত্তর দেয় । অনেক গুলো টেলিফোন সিস্টেম একসাথে যুক্ত করে রাখে এই পিএবিএক্সটি । পিএবিএক্সে রয়েছে অনেক গুলো প্লট যার দারা সব টেলিফোন একসাথে যুক্ত করে একি ভবনে দ্রুত  যোগাযোগে সুবিদা । 

বাংলাদেশে পিএবিএক্সের মূল্য কেমন ? 

বাংলাদেশে রয়েছে অনেক মূল্যের পিএবিএক্স সিস্টেম । তবে , বর্তমান বাংলাদেশে পিএবিএক্স সিস্টেমের দাম এর ব্রান্ড,টাইপ, এক্সটেনশন লাইন এবং ফিচারের ভিত্তিতে সর্বনিম্ন ৫,৫০০ টাকা থেকে সর্বচ্চ ৩০,০০০ টাকা ।  

শেষে বলা যায় , এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ সিস্টেম যা কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানে ফোন ব্যবস্থাপনাকে সহজ, সাশ্রয়ী এবং দক্ষ করে তোলে।এবং যোগাযোগ বেবস্থাকে করে আর সহজ ।